Bij het van start gaan verdient het absoluut aanbeveling om zoiets als een ondernemings- en financieel plan op te stellen. Als zelfstandig journalist ben je niet alleen reporter, maar draai je ook op voor je eigen huisvesting, infrastructuur, vervoermiddelen, informatica, documentatie, boekhouding, enzovoort. Dat kost allemaal geld en veronderstelt dus een vooruitkijken, in de vorm van een ondernemingsplan.

In een ondernemingsplan leg je vast welke activiteiten je gaat uitoefenen, wie je klanten zullen zijn, waar je met je onderneming naartoe wil, wat je doelstellingen zijn op de korte en op lange termijn.

Omschrijf je product en geef ook voor jezelf aan wat er vernieuwend aan is. Bepaal bijvoorbeeld of je algemene of gespecialiseerde reportages wil maken. Misschien ben je uitermate goed in interviewen, of maak je bevlogen reisreportages. Voor welke media wil je dat doen: dagblad, weekblad, maandblad, radio, tv, internet? En ga je lokaal, regionaal, nationaal of internationaal nieuws brengen?

Hou er ook rekening mee dat er in Vlaanderen niet zoveel mediagroepen meer overblijven. In de dagbladsector zijn dat er nog twee grote, DPG Media en Mediahuis, of drie als je er Roularta (met De Tijd) bijtelt.

Niets belet je natuurlijk om de landsgrens over te steken: Nederland heeft een bevolking van 2,5 keer die van Vlaanderen, met een grotere leescultuur bovendien (wat niet belet dat die cultuur ook wel verschilt). Of lever vanuit Brussel bijdragen in het Engels of Frans voor buitenlandse media. Ook voor beeldjournalisten liggen hier interessante mogelijkheden.

Vergeet zeker ook niet om je concurrentie in beeld te brengen. Hoe onderscheid jij je van je concurrenten? Wat is jouw specifieke meerwaarde? Maak een SWOT-analyse (strengths, weaknesses, opportunities, threats) van je onderneming: waar ben je sterk in, wat kan er beter of waarvoor doe je best een beroep op externe hulp? Hoe zal jouw markt zich ontwikkelen? En wat zijn voor jou daarin de kansen en de bedreigingen? Denk aan ontwikkelingen op vlak van technologie, die het werk in de mediasector sterk zullen blijven beïnvloeden.

Nog een belangrijke vraag tot slot: ga je alleen werken of met collega’s in een of ander samenwerkingsverband (vennootschap)? In dat laatste geval: zorg ervoor dat jullie vaardigheden of talenten complementair zijn. Misschien is het wel handig als de ene een goede nieuwsjager is, de andere een taalvirtuoos en een derde over enige commerciële flair beschikt.

De volgende stap is dat je een inschatting maakt op jaarbasis van de inkomsten en uitgaven die je verwacht. Koester bij het opmaken van zo’n begroting geen al te hooggespannen verwachtingen en houd rekening met alle financiële aspecten van je werk. 

Maak een realistische schatting van je inkomsten en je uitgaven. De prijs die je voor je product – tekst, beeld, klank – kunt vragen, hangt voor een groot deel – om niet te zeggen vaak uitsluitend – af van wat de opdrachtgever ervoor wenst te betalen. Voor een stuk is dat logisch, maar toch zal die prijs in een goede verhouding moeten staan tot jouw totale kostprijs. Als je tot de vaststelling komt dat je kost- of vraagprijs niet overeenkomt met wat een redactie kan of wil betalen voor je werk, kijk je best uit naar een andere opdrachtgever of overweeg je misschien beter een carrièreswitch.

Als je rekening houdt met al je kosten als freelancer – en je even goed verzekerd wil zijn en voor je oude dag wil kunnen zorgen als iemand in loondienst– dan mag je ervan uitgaan dat je prijs die je je klant factureert, het drievoud moet zijn van het bedrag dat je uiteindelijk wil overhouden. Want vergeet ook niet: een loontrekkende krijgt ongeveer 14 maandlonen (eindejaarspremie en vakantiegeld inbegrepen), terwijl een zelfstandige meestal zijn jaarinkomsten in 11 maanden moet vergaren.

Anderzijds kun je als freelancer met je uitgever(s) een contract opmaken, dat bepaalt dat de helft van je inkomsten bestaat uit een vergoeding voor het werk dat je hebt verricht (‘baten’) en voor de andere helft uit een vergoeding voor de overdracht van je auteursrechten op je product (artikel, foto, video…). Inkomsten uit auteursrechten worden namelijk veel lager belast dan beroepsinkomsten. Hierover lees je meer verderop in dit Vademecum.

Hou er van in het begin rekening mee dat een begroting (zoals een financieel verslag, zie verder) niet alleen reële uitgaven moet omvatten, maar dat er voor eigen bezittingen ook ‘afschrijvingen’ in vermeld worden. Dat zijn geraamde jaarlijkse waardeverminderingen op bijvoorbeeld je eigen kantoorruimte, meubilair, computer en auto. De jaarlijkse afschrijvingsbedragen hangen af van de aard van het goed. Terwijl je een computer bijvoorbeeld gerust op drie jaar kunt afschrijven, zal die termijn voor een pand natuurlijk heel wat langer zijn.

Eens je aan het werk bent, kun je overgaan tot het opstellen van een concrete resultatenrekening (een overzicht van de opbrengsten en kosten van een onderneming gedurende een bepaalde periode). Een volgende stap is dat je ook een balans opmaakt. De balans geeft de waarde van de activa en de passiva van een onderneming op een bepaald moment weer.

Van bij de start is het belangrijk dat je goed bijhoudt wat binnenkomt en buitengaat. Maak daarom een opsplitsing tussen je zakelijke kas en rekening enerzijds en je private kas en rekening anderzijds.

Een goed uitgangspunt is dat je alle courante boekhoudkundige werkzaamheden zelf verricht, terwijl je de niet-courante werkzaamheden (zoals de jaarlijkse belastingaangifte en de kwartaalaangifte voor de btw indien btw-plichtig) overlaat aan een gespecialiseerde boekhouder. Tegenwoordig zijn er overigens gebruiksvriendelijke boekhoudpakketten beschikbaar, die haast iedereen toelaten een degelijke boekhouding te voeren.

Zoiets bevordert niet alleen het inzicht in de eigen situatie, het is ook fiscaal gezien een must. Alleen wie correct zijn inkomsten en uitgaven – en de verantwoordingsstukken daarvoor – bijhoudt, kan aanspraak maken op een juiste belastingheffing. Toch is, formeel gezien, een financieel dagboek naar het model van de vrije beroepen niet verplicht.

Bank- en kasboek

Het meest praktische is te werken met een bank- en een kasboek. In het bankboek vertrek je van de rekeninguittreksels die je van je bankinstelling ontvangt. Voor elke bankverrichting verwijs je naar de inkomende of uitgaande factuur. Die facturen hou je genummerd in twee verschillende verzamelmappen bij.

Voor cashverrichtingen let je erop systematisch ontvangst- of betalingsbewijzen bij te houden, die je opnieuw nummert en in één of twee bijkomende mappen verzamelt. Als je opziet tegen de papierwinkel, kan het een uitweg zijn om zoveel mogelijk ergens ‘vaste klant’ te zijn. Dan vraag je de winkelier om eenmaal per jaar een totale factuur op te maken. Cashverrichtingen worden in het kasboek bijgehouden.

Een praktische manier van werken is om in je begroting van meet af aan de diverse posten een nummer te geven en die nummering direct ook weer te geven op de facturen en kasstukken die je bijhoudt. Dat vergemakkelijkt de verwerking en het inzicht aanzienlijk.

Een boekhouder?

Overigens kan een goede boekhouder, die wat vertrouwd is met de specificiteit van freelancejournalistiek, ook goede diensten bewijzen. Zeker voor de jaarlijkse belastingaangifte kan een boekhouder nuttig zijn, en nog meer wanneer je met de fiscus in gesprek moet gaan. Daarnaast kan een boekhouder je ook adviseren over je financiële planning voor de toekomst.

De diensten van een boekhouder zijn natuurlijk niet gratis. Maar zelfs een goede boekhouder hoeft niet altijd duur te zijn. Voor het boeken van facturen en het opstellen en indienen van belastingaangiften en eventueel aangiften voor btw, kun je werken met een vooraf afgesproken forfait. Voor persoonlijk advies wordt vaak een uurloon afgesproken. Je kunt overigens het werk van je boekhouder al wat beperken door hem of haar je papieren niet rommelig in een schoendoos aan te bieden, maar op een systematische en ordelijke manier.

Het spreekt vanzelf dat de boekhouding van een vennootschap doorgaans meer zal kosten dan die van een eenmanszaak. Er is gewoon meer werk aan. En wie geen btw-administratie heeft, zal ook wel goedkoper af zijn.

Vergeet ook niet dat je uitgaven voor boekhouding zelf als beroepskosten aftrekbaar zijn.

Een klassiek gezegde is dat een goede boekhouder zichzelf al snel terugverdient, door de belasting- en besparingstips die hij voor jou in petto heeft.

Meer info

•  Boekhoudzakboekje van Wolters Kluwer
• In elke Vlaamse provinciehoofdstad is een afdeling van het Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO) gevestigd, een overheidsinstelling die (potentiële) ondernemers met raad en daad bijstaat. De hoofdzetel is gevestigd aan de Koning Albert II-laan 35, bus 12, 1030 Brussel. Je kan VLAIO contacteren op het gratis nummer 0800 20 555, https://www.vlaio.be/nl