Administratieve ongemakken

Om te werken als zelfstandig journalist is een erkenning als journalist of het bezit van officiële persdocumenten niet vereist (ook al kan dit het werk wel aanzienlijk vergemakkelijken). Andere administratieve verplichtingen zijn er wel.

Ondernemingsnummer

Wil je een vennootschap – een onderneming met rechtspersoonlijkheid dus – oprichten, dan is de eerste verplichte stap de schriftelijke oprichtingsakte. Die bevat de statuten van de vennootschap en haar werkingsregels.

Naargelang de vennootschapsvorm is er een authentieke (of notariële) dan wel onderhandse akte nodig. Voor rechtsvormen die met een onderhandse akte kunnen worden opgericht (VOF, CommV, EESV, vzw), kan je die akte tegenwoordig volledig digitaal opstellen en indienen via JustAct, het platform van FOD Justitie op Just-on-web, zonder dat je daarvoor nog fysiek naar de griffie moet.

Voor vennootschapsvormen die een notariële akte vereisen (bv, nv, cv) blijft de tussenkomst van een notaris verplicht.

De oprichtingsakte moet vervolgens binnen de 15 dagen worden ingediend op de griffie van de ondernemingsrechtbank van het gebied van de maatschappelijke zetel van je vennootschap. Vervolgens voert de griffier de identificatiegegevens van de onderneming in de Kruispuntbank van Ondernemingen in. Hierdoor krijgt de vennootschap een ondernemingsnummer.

Tot slot moet de oprichtingsakte worden geregistreerd bij een registratiekantoor van de FOD Financiën – Administratie van het Kadaster, Registratie en Domeinen. Daarvoor moet je registratierechten betalen.

Elke wijziging (zoals nieuw adres van de onderneming, andere of bijkomende activiteit) moet worden gemeld bij het ondernemingsloket. Sinds 23 juni 2026 kan je voor rechtsvormen die met een onderhandse akte kunnen worden opgericht, bepaalde statutaire wijzigingen (naamswijziging, wijziging van het doel, de duur, de datum van de algemene vergadering) ook rechtstreeks digitaal doorvoeren via JustAct. Als het gaat om niet-statutaire wijzigingen (niet-statutaire zetelverplaatsing, wijziging aan mandaten en aan de communicatiegegevens) kan dat ook voor bv’s, nv’s en cv’s.

Sociaal verzekeringsfonds en ziekenfonds

Een andere belangrijke formaliteit die je als startende zelfstandige journalist moet vervullen, is de aansluiting bij een sociaalverzekeringsfonds en bij een ziekenfonds – althans indien je zelfstandig in hoofdberoep wordt.

Wat het sociaalverzekeringsfonds betreft, heb je de keuze tussen een erkende vrije instelling en de Nationale Hulpkas voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen.

Vergeet nooit je sociaalverzekeringsfonds onmiddellijk op de hoogte te brengen van wijzigingen in de gezins- of beroepssituatie. Dergelijke wijzigingen kunnen immers een invloed hebben op je recht op uitkeringen, zoals de gezinsbijslag of het pensioen.

Als je je niet inschrijft bij een sociaalverzekeringsfonds, riskeer je een fikse boete.

Wat het ziekenfonds betreft, kun je eveneens kiezen tussen een erkende instelling en een gewestelijke dienst van de Hulpkas voor de Ziekte- en Invaliditeitsverzekering.

Btw-verplichtingen

Als freelancejournalist ben je wettelijk vrijgesteld van btw-verplichtingen als je werkt met een contract voor uitgave met je uitgever en auteursrechtelijk beschermd werk maakt. Dat belet niet dat je er in bepaalde situaties wel financiële voordelen bij kunt hebben om toch met btw te werken. De vrijstelling van btw impliceert dat je je uitgever gewone ereloonnota’s kunt voorleggen in plaats van facturen. Op die nota vermeld je dan wel dat de prestatie is ‘vrijgesteld van btw krachtens artikel 44, §3, 3° van het btw-wetboek’.

Andere

Alle ondernemingen die over een KBO-nummer moeten beschikken, moeten een zichtrekening hebben. Bij gebrek aan een zichtrekening zal de betrokken onderneming niet worden ingeschreven in de KBO. Alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders en andere stukken moeten het rekeningnummer ook vermelden.

Het spreekt vanzelf dat de administratieve plichtplegingen toenemen als je ervoor kiest om je activiteit in het kader van een vennootschap te ontplooien.