De algemene regel is dat iedereen die zelfstandig een economische activiteit uitoefent btw-plichtig is. Het gaat om een belasting op de verkoop van goederen of diensten, die je doorrekent aan de cliënt.

Sommige handelingen zijn evenwel vrijgesteld van btw-heffing. Een van die vrijstellingen is voor journalisten relevant. Artikel 44, §3, 3° van het btw-wetboek heeft het over een door een auteur gesloten ‘contract voor uitgave van letterkundige werken of kunstwerken’. Daarmee worden werken bedoeld – zowel tekst als foto’s – die een persoonlijk en origineel karakter hebben en als dusdanig beschermd worden door het auteursrecht.

Een administratieve circulaire nr. 11 van 18 januari 1971 heeft geëxpliciteerd dat ook persartikelen die verslag uitbrengen over politiek, economie, wetenschap of sport onder de vrijstelling vallen. In een circulaire nr. 8 van 10 maart 1993 heeft de btw-administratie dat nog eens bevestigd.

Intussen is de btw-vrijstelling ook uitgebreid tot audiovisuele werken en journalistieke websites. Uit een antwoord van voormalig minister van Financiën Didier Reynders op een parlementaire vraag blijkt dat “geen enkel onderscheid dient te worden gemaakt voor wat de wijze van terbeschikkingstelling aan het publiek betreft, evenals voor wat de drager betreft. Alle technieken komen in aanmerking, zowel papier als digitaal als internetsites.”

Reynders heeft ook de definitie van ‘letterkundige werken of kunstwerken’ uitgeklaard: “De termen ‘letterkundige werken of kunstwerken’ omvatten alle voortbrengselen op het gebied der letterkunde, wetenschap en kunst, zoals boeken ongeacht het genre (romans, technische werken, stripverhalen, boeken binnen dewelke illustraties een essentiële plaats innemen, …), brochures, teksten van persartikels, voordrachten, toespraken, preken en andere geschriften van die aard, teksten van sketches, scenario’s en dialogen van theaterstukken en films, romanaanpassingen voor het toneel en voor het scherm; muzikale composities met of zonder woorden; de weergave van choreografische werken en de beschrijving van pantomimes; dramatische toneelwerken en dramatisch-muzikale werken; cinematografische en televisuele werken en, meer algemeen, audiovisuele werken (hierin begrepen rechtstreekse radio- en televisie-uitzendingen, interviews, reclamespots, muziekclips, videospelletjes, diavoorstellingen); stripverhalen en werken van teken-, schilder-, bouw-, beeldhouw-, graveer- en lithografeerkunst; fotografische werken; werken van toegepaste kunsten; tekeningen, schetsen, kaarten en plastische werken met betrekking tot aardrijkskunde, topografie, geschiedenis, bouwkunde, wetenschappen, enzovoort.”

Een formele voorwaarde voor de btw-vrijstelling is dat er een ‘contract van uitgave’ is. Van zo’n contract is sprake als de contractant aan wie de werken worden aangeboden zich ertoe verplicht ze te publiceren. Een persfotograaf bijvoorbeeld, die foto’s zou aanbieden aan een krant of magazine zonder dat de uitgever van dat medium zich ertoe engageert die te publiceren, heeft nog geen contract voor uitgave en valt dus wél onder de btw-plicht.

De administratie vereist anderzijds niet dat telkens een ‘contract voor uitgave’ wordt voorgelegd. Volgens de circulaire van 1993 “getuigen opgestelde krantenartikelen gewoonlijk van een persoonlijk en origineel werk en wordt er normaal in hun publicatie voorzien.”

Journalisten die onder de btw-vrijstelling vallen, kunnen voor de betaling eenvoudige ereloonnota’s bezorgen aan die uitgevers. Die zijn niet onderworpen aan bijzondere formaliteiten, wel vermelden ze best uitdrukkelijk: ‘vrijgesteld van btw krachtens artikel 44, §3, 3° van het btw-wetboek’.

Niét vrijgesteld zijn dus loutere overdrachten van informatie die geen persoonlijk en origineel werkstuk van de journalist zijn, of die niet gebeuren met een ‘contract voor uitgave’. Voorts geldt de vrijstelling alleen voor natuurlijke personen als auteur. Contracten voor uitgave die zijn afgesloten door een rechtspersoon (vennootschap) vallen dus onder de btw-plicht.

Sinds 2017 voeren de Vlaamse nieuwsmedia Mediahuis, De Persgroep, Mediafin en Roularta een eigen btw-beleid. Ze beschouwen hun contracten met freelancers – zowel redacteuren als fotografen – niet langer als contract voor uitgave, en vragen hen in het verlengde hiervan om voortaan te factureren met btw. Die uitgevers doen dat om redenen van interne administratieve vereenvoudiging. De VVJ betreurt deze eenzijdige koerswijziging fel, en verkreeg uiteindelijk dat er toch rekening wordt gehouden met de wil van journalisten die de btw-vrijstelling graag behouden.

Men kan dus btw-plichtige activiteiten hebben bij de ene uitgever en van btw vrijgestelde activiteiten bij een andere uitgever (waar men een contract voor uitgave mee heeft).

Als zelfstandige journalist kun je er soms baat bij hebben btw-plichtig te zijn. Dat komt omdat je van de btw die je moet doorstorten aan de schatkist, de btw kunt aftrekken die je zelf hebt betaald op beroepshalve aangekochte producten of diensten. Omdat je als journalist-leverancier onder het 6%-tarief valt, en je bij je aankopen meestal hogere tarieven zult betalen, valt de rekening soms positief uit. Het saldo wordt in principe overgedragen naar het volgende jaar, maar wordt bij overschrijding van bepaalde sommen ook in baar geld terugbezorgd. Met name een journalist die veel investeert, kan zijn voordeel doen met een onderwerping aan de btw.

Opgelet: je hebt niet zomaar de vrije keuze om je al dan niet aan de btw te onderwerpen. Je bent slechts btw-plichtig als je je in één van de twee onderstaande situaties bevindt:

1. Je let erop dat je contracten met je uitgever(s) niet aan de voorwaarden voor de vrijstelling voldoen, bijvoorbeeld door geen contract voor uitgave te hebben.
2. Een andere mogelijkheid is dat je je prestaties uitvoert in het kader van een (altijd btw-plichtige) vennootschap. Natuurlijk zullen ook andere factoren deze optie beïnvloeden.

Hou er ook rekening mee dat een btw-onderwerping een zekere administratie veronderstelt, van registratie bij de btw-administratie over het bijhouden van de facturen tot het regelmatig invullen van aangiften.

Een freelancejournalist die niet aan de gestelde voorwaarden voldoet – geen origineel werk, of geen contract voor uitgave, of levering via een vennootschap – is btw-plichtig. Hij moet dan 6% op het deel ‘auteursrechtenvergoeding’ en 21% op het deel ‘baten’ aanrekenen. Als de uitgaande handeling in haar geheel een overdracht van auteursrechten betreft, dan moet er 6% op de gehele vergoeding worden geheven.

Pas op: wie louter journalistieke ‘dienstverlening’ verricht op freelancebasis (redactiecoördinatie, foto- en video-opdrachten uitzetten, voor een deel ook eindredactie) is voor inkomsten uit die werkzaamheden in principe onderworpen aan een tarief van 21%.

Voor wie met btw factureert aan buitenlandse afnemers, zijn de regels in 2010 wat veranderd. Diensten die men verricht voor een btw-plichtige klant worden nu geacht te gebeuren op de geografische plaats van die klant. In dat geval reken je dus geen btw aan op je factuur. Werkt men voor een niet-btw-plichtige klant – wat toch wel uitzonderlijk zal zijn voor journalisten – dan blijft de plaats bepalend waar de leverancier van de dienst is gevestigd. In dat geval reken je dus wel btw aan op je factuur.

De onderwerping aan de btw veronderstelt dat je je laat registreren als btw-plichtige, je verrichtingen bijhoudt en regelmatig aangifte doet.

Btw-plichtige freelancers moeten ook facturen uitschrijven aan hun uitgevers waarop de volgende vermeldingen voorkomen:

• het woord ‘factuur’
• datum van de factuur
• volgnummer van de factuur
• naam, adres, ondernemingsnummer, eventueel btw-nummer en bankrekening van de zelfstandige journalist of diens bedrijfje en van de medecontractant (van die laatste hoef je natuurlijk niet de bankrekening te vermelden)
• datum van het belastbare feit of de datum van de ontvangst van (een deel van) de prjis
• omschrijving van de geleverde prestatie (zodat het toepasselijke btw-tarief kan worden vastgesteld)
• de prijs
• het toepasselijke btw-tarief en het hieruit voortvloeiende btw-bedrag
• indien van toepassing: de reden van vrijstelling
• eventuele algemene voorwaarden op de achterzijde van de factuur en verwijzing ernaar op de voorkant
• ‘Btw verlegd’ indien btw is verschuldigd door de medecontractant.

Op het niet vermelden van de vereiste gegevens staat een administratieve boete. Die loopt op naargelang het de eerste, tweede of volgende overtreding betreft.

Een foute factuur moet je rechtzetten met een zogenaamde creditnota ten voordele van je klant.

Kleine ondernemingen kunnen na aanvraag via MyMinfin aanspraak maken op de btw-vrijstellingsregeling. Het gaat om ondernemingen met een jaaromzet aan btw-plichtige activiteiten van maximaal € 25.000 (excl. btw).

Als je aan de voorwaarden voldoet, moet je op je facturen vermelden: ‘Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting, btw niet toepasselijk.’ (art. 56bis van het btw-wetboek en koninklijk besluit nr. 19 van 29 december 1992).

Er zijn wel enkele verplichtingen:

• indienen van aanvang, wijziging en stopzetting van werkzaamheid;
• facturen opmaken volgens de regels die gelden voor andere btw-plichtigen;
• vóór 31 maart van elk jaar een opgave indienen van de afnemers-btw-plichtigen waaraan in de loop van het voorgaande kalenderjaar diensten werden verstrekt of goederen geleverd. Die opgave moet ook vermelden: het totaalbedrag van de omzet gerealiseerd in de loop van het voorgaande jaar, en het tijdvak waarin de activiteit werd uitgeoefend, indien die is aangevangen in de loop van het jaar.