Financieel plan en boekhouding

Een freelancer functioneert als een kleine onderneming, en dan sluit je financiële avonturen best zoveel mogelijk uit. Dat impliceert diverse uitdagingen: vooraf een beleidsplan opmaken, dat concretiseren in een begroting, onderweg goed alle facturen en rekeningen bijhouden, en na afloop van elk werkjaar secuur een financieel overzicht opmaken.

Businessplan

© Photo News
© Photo News

Wanneer je van start gaat, is het opstellen van zoiets als een businessplan aanbevolen. Als zelfstandig journalist ben je niet alleen reporter. Je draait ook op voor je eigen huisvesting, infrastructuur, vervoermiddelen, informatica, documentatie, boekhouding, enzovoort. Dat kost allemaal geld en veronderstelt dus een nauwgezet vooruitkijken, in de vorm van een beleidsplan.

Een beleidsplan omvat:

  • welke activiteiten je zult uitoefenen;
  • wie je klanten zullen zijn;
  • waar je met je onderneming naartoe wilt;
  • wat je doelstellingen zijn op de korte termijn en op de lange termijn.

Omschrijf je product en geef aan wat er vernieuwend aan is.  Stel jezelf de volgende vragen:

  • Ga ik algemene of gespecialiseerde reportages maken?
  • Voor welke media wil ik dat doen: dagblad, weekblad, maandblad, radio, tv, internet?
  • Ga ik lokaal, regionaal, nationaal of internationaal nieuws brengen?

Ga je alleen werken, of met collega’s in een of ander samenwerkingsverband (vennootschap, maatschap)? In dat laatste geval zorg je er best voor dat jullie vaardigheden of talenten complementair zijn. Misschien is het wel handig als de ene een goede nieuwsjager is, de andere een taalvirtuoos en een derde over enige commerciële flair beschikt.

Doelgroep bepalen

Baken je doelgroep(en) goed af, en dit op basis van jouw vaardigheden en doelstellingen op korte en lange termijn. Een freelancejournalist heeft nu eenmaal een kleiner klantenpotentieel dan pakweg een verzekeringsmakelaar, een kapper of een advocaat. Maar zelfs binnen de relatief kleine markt van ‘distributeurs van nieuws’ kun je het best bepalen in welke niche je wilt gaan zitten.

Wie zich beperkt tot ‘Vlaamse dagbladen’ botst natuurlijk snel op de limieten van zijn marktpotentieel: hier zijn nog maar twee uitgeversgroepen actief. Maar daarnaast is er een hele waaier aan tijdschriften, zowel met algemeen nieuws als met veeleer gespecialiseerde berichtgeving.

Uitbreiden (over landsgrenzen)

Foto: Didier Lebrun © Photo News
Foto: Didier Lebrun
© Photo News

Je kunt je ook toeleggen op lokale berichtgeving als je in een bepaalde streek ‘incontournable’ bent qua berichtgeving, en vanuit die positie diverse klanten bedienen. En waarom niet de grens over: Nederland heeft een bevolking die ruim 2,5 keer zo groot is als die van Vlaanderen en die bovendien ook nog eens een grotere leescultuur kent. Ben je erg goed in Engels, dan kun je in zowat de hele wereld je niches gaan zoeken. Dat geldt nog meer voor cameramen en fotografen, die niet afhankelijk zijn van het jongleren in een andere taal, maar puur op basis van hun vakbekwaamheid hun weg in de wereld kunnen vinden.

Belangrijk is in elk geval dat je in je beleidsplan aangeeft waar je naartoe wilt.

Niet onbelangrijk ook: wie zijn je concurrenten? En hoe onderscheid jij je van die concurrenten? Wat is jouw specifieke meerwaarde?

SWOT-analyse

Maak een SWOT-analyse (strengths, weaknesses, opportunities, threats) van je onderneming: waar ben je sterk in, waar moet je serieus bijspijkeren of een beroep doen op externe hulp? Hoe zal jouw markt zich ontwikkelen? En wat zijn voor jou daarin de kansen en de bedreigingen? Denk aan ontwikkelingen in technologie, die zeker het werk in de mediasector sterk beïnvloeden.

Begroting

Foto: Philip Reynaers © Photo News
Foto: Philip Reynaers
© Photo News

De volgende stap is dat je op jaarbasis een inschatting maakt van de werkzaamheden en inkomsten en uitgaven die je verwacht. Koester bij het opmaken van zo’n begroting geen al te hooggespannen verwachtingen en hou rekening met alle financiële aspecten van je werk.

Maak een realistische schatting van inkomsten en uitgaven. De prijs die je voor je product – tekst, beeld, klank – kunt vragen, is wat de klant bereid is ervoor te betalen. Logisch, natuurlijk. Maar die prijs moet wel in een goede verhouding staan tot jouw totale kostprijs voor de productie van je waar. Als je tot de vaststelling komt dat je potentiële verkoopprijs niet of nauwelijks boven je kostprijs uitkomt, dan kun je wellicht beter overwegen in een andere sector aan de slag te gaan.

Drie nettolonen

Als je rekening houdt met al je kosten als freelancer – en je wilt even goed verzekerd zijn en voor je oude dag kunnen zorgen als iemand die in loondienst werkt – dan mag je ervan uitgaan dat de prijs die je moet hanteren voor je klant ongeveer drie keer het bedrag moet zijn dat je puur netto wilt overhouden. Vergeet niet: een loontrekkende krijgt ongeveer 14 maandlonen (eindejaarspremie en vakantiegeld inbegrepen), terwijl een zelfstandige meestal zijn jaarinkomsten in 11 maanden moet vergaren.

Word je volledig in auteursrechten betaald en niet als vergoeding voor je prestaties, dan kun je netto wel meer overhouden van het brutobedrag dat je aan je klant(en) aanrekent. Maar de kans dat de fiscus zo’n constructie aanvaardt is heel miniem.

Afschrijven

Hou er van in het begin rekening mee dat een begroting niet alleen reële uitgaven moet omvatten, maar dat er voor eigen bezittingen ook ‘afschrijvingen’ in vermeld worden. Dat zijn geraamde jaarlijkse waardeverminderingen op bijvoorbeeld je eigen kantoorruimte, meubilair, computer en auto. De jaarlijkse afschrijvingsbedragen hangen af van de aard van het goed. Terwijl je een computer bijvoorbeeld gerust op drie jaar kunt afschrijven, zal die termijn voor een pand natuurlijk heel wat langer zijn.

Eens je aan het werk bent, kun je overgaan tot het opstellen van een concrete resultaatberekening. Nog een stap verder is dat je ook een balans opmaakt. In tegenstelling tot de jaarrekening maakt die ook melding van je vermogenstoestand.

Boekhouding

Foto: Philip Reynaers © Photo News
Foto: Philip Reynaers
© Photo News

Van bij de start is het belangrijk dat je goed bijhoudt wat binnenkomt en buitengaat. Begin daarom met het openen van een kas en een bankrekening die losstaan van je private kas en rekening.

Een goed uitgangspunt is dat je alle courante werkzaamheden in verband met boekhouding zelf verricht, terwijl je de niet-courante werkzaamheden, zoals het jaarlijks opmaken van de belastingaangifte, overlaat aan een gespecialiseerde boekhouder. Tegenwoordig zijn er overigens gebruiksvriendelijke boekhoudpakketten beschikbaar, die toelaten een degelijke boekhouding te voeren.

Zoiets bevordert niet alleen het inzicht in de eigen situatie, het is ook fiscaal gezien een must.  Alleen wie correct zijn inkomsten en uitgaven – en de verantwoordingsstukken daarvoor – bijhoudt, zal aanspraak kunnen maken op een juiste belastingheffing.

Bank- en kasboek

Het meest praktische is te werken met een bank- en een kasboek. Elke papierhandelaar heeft modellen in voorraad. In het bankboek vertrek je van de rekeninguittreksels die je van je bankinstelling ontvangt. Voor elke bankverrichting verwijs je naar de ingekomen of uitgegane factuur. Die facturen hou je genummerd in twee onderscheiden verzamelmappen bij.

Voor cashverrichtingen let je erop systematisch ontvangst- of betalingsbewijzen bij te houden, die je opnieuw nummert en in een of twee bijkomende mappen verzamelt. Als je opziet tegen de papierwinkel, kan het een uitweg zijn om zoveel mogelijk ergens ‘vaste klant’ te zijn. Dan vraag je je winkelier om eenmaal per jaar een totale factuur op te maken. Cashverrichtingen worden in het kasboek bijgehouden.

Overzicht bewaren

Een praktische manier van werken is om in je begroting van meet af aan de diverse posten een nummer te geven en die nummering direct ook weer te geven op de facturen en kasstukken die je bijhoudt. Dat vergemakkelijkt de verwerking en het inzicht aanzienlijk.

Overigens kan een goede boekhouder, die wat vertrouwd is met de specificiteit van freelancejournalisten, ook goede diensten bewijzen als adviseur. Een boekhouder kan bijvoorbeeld interessant zijn om je financiële planning mee te bespreken en om je te adviseren – en eventueel persoonlijk bij te staan – bij je contacten met de fiscus.

Boekhouderskosten

De diensten van een boekhouder zijn natuurlijk niet gratis. Voor het boeken van facturen en het opstellen en indienen van fiscale aangiften en eventueel aangiften voor de btw kun je werken met een vooraf afgesproken forfait. Voor persoonlijk advies wordt vaak een uurloon afgesproken. Je kunt overigens het werk van je boekhouder al wat beperken door hem of haar je papieren niet rommelig in een of andere schoenendoos aan te bieden, maar al systematisch en geordend.

Het spreekt vanzelf dat de boekhouding van een vennootschap normaliter meer zal kosten dan die van een eenmanszaak. Er is gewoon meer werk aan. En wie geen btw-administratie heeft, zal ook wel goedkoper af zijn.

Meer info

  • Boekhoudzakboekje
  • In elke Vlaamse provinciehoofdstad is een afdeling van het Agentschap Ondernemen, een interessante overheidsinstelling die (potentiële) ondernemers met raad en daad bijstaat. De hoofdzetel is gevestigd aan de Koning Albert II-laan 35 in Brussel.
  • Bij het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten (BIBF) kun je bij het starten van een zelfstandige activiteit ook pro deo advies bekomen. Starters krijgen gratis hulp bij het opstellen van een financieel plan. Dat wordt opgesteld door een stagiair-boekhouder, onder toezicht van de stagemeester (zie eerstelijnsadvies):
  • Zeker voor de jaarlijkse belastingaangifte bewijst een gespecialiseerde boekhouder zijn nut. Zo’n boekhouder hoeft overigens niet per se duur te zijn. Een klassiek gezegde is dat een goede boekhouder zichzelf al snel terugverdient, door zijn vele besparing- en belastingtips.

Terug naar ‘Starten als freelancer’