Om te werken als journalist is een erkenning als journalist of het bezit van officiële persdocumenten niet vereist (ook al kan dit het werk wel aanzienlijk vergemakkelijken. Andere administratieve verplichtingen zijn er wel.

Ondernemingsnummer

Wie een zelfstandige activiteit uitoefent, moet zich laten registreren bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO) en krijgt een ondernemingsnummer. Sinds 1 juli 2009 geldt dat ook voor vrije, intellectuele en dienstverlenende beroepen, zoals freelancejournalistiek.

Zij worden beschouwd als inschrijvingsplichtige onderneming (vroeger: ‘niet-handelsondernemingen naar privaat recht’). Dat geldt ook – in tegenstelling tot wat soms wordt beweerd door bepaalde ondernemingsloketten – voor wie zelfstandig journalist in bijberoep is. De zogenaamde Nacebel-code voor zelfstandige journalisten is 90.031.

Wie zijn ondernemingsnummer is vergeten, kan dat altijd opnieuw opzoeken op de site van de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Voor het aanvragen van een ondernemingsnummer wordt een onderscheid gemaakt tussen natuurlijke personen en rechtspersonen. Een natuurlijke persoon wendt zich tot een ondernemingsloket, waar de volledige inschrijving kan gebeuren. Het ondernemingsloket kan meteen ook de inschrijving bij een sociaalverzekeringsfonds regelen (althans voor zelfstandige journalisten in hoofdberoep is dit relevant, zie verder). De lijst van erkende ondernemingsloketten.

Wil je een rechtspersoon – een vennootschap dus – oprichten, dan is de eerste verplichting het opstellen van een schriftelijke oprichtingsakte. Die bevat de statuten van de vennootschap, met al haar kenmerken (naam, maatschappelijke zetel, maatschappelijk doel, kapitaal…) en haar werkingsregels. Naargelang de vennootschapsvorm is de akte een authentieke (of notariële) akte of een onderhandse akte. De eerste is nodig als je kiest voor veel voorkomende rechtsvormen zoals een nv, bvba of cvba. In de andere gevallen volstaat een onderhandse akte. Voor meer info zie de website van de FOD Economie.

De oprichtingsakte moet vervolgens binnen de 15 dagen worden ingediend op de griffie van de ondernemingsrechtbank van het gebied van de maatschappelijke zetel van je vennootschap. Vervolgens voert de griffier de identificatiegegevens van de onderneming in de Kruispuntbank van Ondernemingen in. Hierdoor krijgt de vennootschap een ondernemingsnummer.

Tot slot moet de oprichtingsakte worden geregistreerd bij een registratiekantoor van de FOD Financiën – Administratie van het Kadaster, Registratie en Domeinen. Daarvoor moet je registratierechten betalen.

Elke wijziging (zoals nieuw adres van de onderneming, andere of bijkomende activiteit) moet worden gemeld bij het ondernemingsloket.

Sociaal verzekeringsfonds en ziekenfonds

Een andere belangrijke formaliteit die je als startende zelfstandige journalist moet vervullen, is de aansluiting bij een sociaalverzekeringsfonds en bij een ziekenfonds – althans indien je zelfstandig in hoofdberoep wordt.

Wat het sociaalverzekeringsfonds betreft, heb je de keuze tussen een erkende vrije instelling en de Nationale Hulpkas voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen.

Vergeet nooit je sociaalverzekeringsfonds onmiddellijk op de hoogte te brengen van wijzigingen in de gezins- of beroepssituatie. Dergelijke wijzigingen kunnen immers een invloed hebben op je recht op uitkeringen, zoals de gezinsbijslag of het pensioen.

Als je je niet inschrijft bij een sociaalverzekeringsfonds, riskeer je een fikse boete.

Wat het ziekenfonds betreft, kun je eveneens kiezen tussen een erkende instelling en een gewestelijke dienst van de Hulpkas voor de Ziekte- en Invaliditeitsverzekering.

BTW-verplichtingen

Als freelancejournalist ben je wettelijk vrijgesteld van btw-verplichtingen als je werkt met een contract voor uitgave met je uitgever. Dat belet niet dat je er in bepaalde situaties wel financiële voordelen bij kunt hebben om toch met btw te werken. De vrijstelling van btw impliceert dat je je uitgever gewone ereloonnota’s kunt voorleggen in plaats van facturen. Op die nota vermeld je dan wel dat de prestatie is ‘vrijgesteld van btw krachtens artikel 44, §3, 3° van het btw-wetboek’.

Andere

In theorie is zelfs het openen van een professionele bankrekening niet verplicht, maar om redenen van duidelijkheid (denk aan de belastingaangifte!) is dat meer dan aangewezen.

Het spreekt vanzelf dat de administratieve plichtplegingen toenemen als je ervoor kiest om je activiteit in het kader van een vennootschap te ontplooien.